3. Ajouter une adresse mail à une organisation (un laboratoire ou un client destinataire)

1. Objectif

Cet article a pour objectif de décrire le processus de rattachement d'une adresse mail à une organisation

2. Champs d'application

Toutes les personnes utilisant Zendesk.

3. Responsabilités

Chaque collaborateur utilisant Zendesk est responsable de la bonne application de cette procédure

4. Explications

Rappel : une organisation dans Zendesk regroupe des utlisateurs finaux (clients) : chaque laboratoire est une organisation et chaque client destinataire est une organisation. L'organisation "X" regroupe toutes les personnes travaillant dans cette organisation" X" et qui nous ont déjà écrit.

Je travaille sur un ticket et je me rends compte que le demandeur du ticket n'est pas rattaché à la bonne organisation, trois cas de figure existe : 

• cas 1 : le demandeur du ticket n'est pas rattaché à une organisation,
• cas 2 : le demandeur du ticket est rattaché à une organisation mais ce n'est pas la bonne,
• cas 3 : le demandeur du ticket est rattaché à une organisation mais ce ticket concerne un autre organisation : cette situation existe pour les demandeurs étant rattachés à plusieurs codes laboratoires.

Cas 1 : le demandeur du ticket n'est pas rattaché à une organisation

Lorsque vous êtes sur le ticket l'information "de non rattachement à une organisation" est visible en haut à gauche du ticket : Zendesk propose un nom d'organisation suivi du mot "créer" entre parenthèse : 

Si vous connaissez l'organisation à laquelle le demandeur devrait être rattaché, vous cliquez sur son nom, ici "Sylvain Gony", la page de l'utilisateur "Sylvain Gony" s'ouvre, vous cliquez sur "ajouter une organisation" : 

Vous écrivez le code labo ou le nom du laboratoire ou le nom du client destinataire, une liste déroulante apparait, vous sélectionner la bonne organisation et l'information s'enregistre automatiquement. 

Cas 2 : le demandeur du ticket est rattaché à une organisation mais ce n'est pas la bonne

Vous pouvez modifier l'organisation de rattachement, vous cliquez sur le nom de l'utilisateur, vous ouvrez sa page, vous allez ajouter la bonne organisation de rattachement (même démarche que pour le cas 1) : l'utilisateur est alors rattaché à deux organisations : 

Il ne vous reste plus qu'à supprimer la première organisation, vous faites "clic gauche" sur la première organisation puis vous cliquez sur "supprimer" : 

Un pop-up apparait, vous pouvez confirmer la suppression, l'organisation est alors supprimée: 

Cas 3 :  le demandeur du ticket est rattaché à une organisation mais ce ticket concerne un autre organisation

Ce cas de figure concerne principalement les personnes étant rattachées à plusieurs codes laboratoires ou les délégués rattachés à plusieurs pharmacies par exemple.

Identique au cas 2 : vous ajoutez la seconde organisation de rattachement, par défaut la première organisation est celle qui sera mise par défaut. Pour tous les tickets de ce demandeur, sur chacun des tickets vous aurez la possibilité de choisir l'organisation à laquelle vous rattachez le ticket à l'aide du menu déroulant présent dans un nouveau champ intitulé "Organisation" sous le champ "Abonnés" :